La carta responsiva de equipo de trabajo es la que firma una persona trabajadora cuando la empresa le entrega herramientas, una computadora, un celular u otro equipo: dice qué recibe, en qué estado y cómo se compromete a cuidarlo y devolverlo. También se le llama resguardo de equipo.
Aquí tienes tres modelos (de tres, cuatro y cinco párrafos), la plantilla en Word, qué anotar en un formato de resguardo y lo que la carta puede y no puede decir según la Ley Federal del Trabajo.
Qué debe llevar una carta responsiva de equipo
- Lugar y fecha de entrega.
- Datos de la empresa y de quien recibe: razón social, nombre completo, puesto, área y número de empleado.
- Qué equipo se entrega, con marca, modelo, número de serie o de inventario, accesorios y estado.
- Para qué se usa y dónde: en las instalaciones, en campo o en casa.
- Qué te comprometes a hacer: usarlo solo para el trabajo, cuidarlo, avisar de fallas, pérdidas o robos, y devolverlo.
- Cuándo se devuelve: al terminar la relación de trabajo, al cambiar de puesto o cuando la empresa lo pida.
- Firmas: la tuya y la de quien entrega por la empresa. Haz dos tantos, uno para cada parte.
Si lo que te entregan es maquinaria, un vehículo o información confidencial, usa la carta responsiva para trabajar, que tiene modelos para esos casos.
Modelos de carta responsiva de equipo de trabajo
Los tres los firma la persona que recibe el equipo. Cambia lo que va entre corchetes y borra lo que no aplique.
Carta responsiva de herramientas o material de trabajo (3 párrafos)
La más corta, para herramientas, uniformes, radios o material que se entrega a una persona. Si son varias piezas, anótalas una por una.
[Ciudad], [fecha]
[Nombre de la empresa]
[Recursos humanos / Almacén / Sistemas]
Presente
Yo, [nombre completo], con número de empleado [número], que trabajo en el puesto de [puesto] en el área de [área], recibo de [nombre de la empresa] las siguientes herramientas y materiales de trabajo, en buen estado y funcionando:
- [Herramienta o material], marca [marca], [número de inventario o de serie], cantidad: [número].
- [Herramienta o material], marca [marca], [número de inventario o de serie], cantidad: [número].
Me comprometo a usarlas solo para las tareas de mi puesto, a guardarlas en [lugar: por ejemplo, «el almacén al terminar cada turno»] y a avisar de inmediato a [área o persona] si alguna se daña, se pierde o deja de funcionar.
Las devolveré cuando termine mi relación de trabajo, cuando cambie de puesto o cuando la empresa me lo pida, en el estado en que las recibí, salvo el desgaste normal por su uso.
Recibe:
[Firma]
[Nombre completo]
Entrega por la empresa:
[Firma]
[Nombre y cargo]
Carta responsiva de equipo de cómputo o celular (4 párrafos)
Para una laptop, una computadora de escritorio, una tableta o un celular de la empresa. Anota el número de serie y los accesorios, y deja claro qué pasa con la información.
[Ciudad], [fecha]
[Nombre de la empresa]
[Recursos humanos / Almacén / Sistemas]
Presente
Yo, [nombre completo], con número de empleado [número], que trabajo en el puesto de [puesto], recibo de [nombre de la empresa] el siguiente equipo:
- [Laptop / computadora / tableta / celular] marca [marca], modelo [modelo], número de serie [número] [e IMEI, si es celular].
- Accesorios: [cargador, funda, mouse, …].
- [Línea telefónica número …, si la hay.]
- Estado: [nuevo / usado y en buen estado / con estos detalles: …].
Me comprometo a usarlo solo para mi trabajo, a no instalar programas sin autorización, a no prestarlo a otras personas y a mantener mis contraseñas en secreto.
La información que guarde en el equipo pertenece a la empresa. No la copiaré a dispositivos personales ni la compartiré con quien no deba conocerla, conforme a [la política de seguridad de la información / el reglamento interior] de la empresa.
Si el equipo se daña, falla, se pierde o me lo roban, avisaré a [área de sistemas o persona] el mismo día [y presentaré la denuncia si es un robo]. Lo devolveré con sus accesorios cuando termine mi relación de trabajo o cuando la empresa me lo pida.
Recibe:
[Firma]
[Nombre completo]
Entrega por la empresa:
[Firma]
[Nombre y cargo]
Carta responsiva y resguardo de equipo para teletrabajo o varios equipos (5 párrafos)
Para quien trabaja desde casa o recibe varios equipos a la vez. Lleva la lista de resguardo dentro de la carta; si algo cambia, se actualiza y se vuelve a firmar.
[Ciudad], [fecha]
[Nombre de la empresa]
[Recursos humanos / Almacén / Sistemas]
Presente
Yo, [nombre completo], con número de empleado [número], que trabajo en el puesto de [puesto] en la modalidad de [teletrabajo / trabajo presencial], recibo en resguardo de [nombre de la empresa] los siguientes equipos:
- [Equipo 1]: marca [marca], modelo [modelo], serie [número], accesorios [accesorios], estado [estado].
- [Equipo 2]: marca [marca], modelo [modelo], serie [número], accesorios [accesorios], estado [estado].
- [Equipo 3]: marca [marca], modelo [modelo], serie [número], accesorios [accesorios], estado [estado].
Los equipos estarán en [domicilio donde se trabaja] y los usaré solo para mi trabajo. Tendré el mayor cuidado en guardarlos y conservarlos, y no los sacaré de ese domicilio sin avisar a [área o persona].
Seguiré las políticas de seguridad de la información y de protección de datos de la empresa, [usaré la conexión segura que me indiquen / no conectaré los equipos a redes públicas] y no dejaré que otras personas los usen.
La empresa se encarga del mantenimiento de los equipos. Avisaré a [área o persona] de cualquier falla, pérdida o robo en cuanto ocurra, y los entregaré cuando la empresa los necesite para revisarlos o repararlos.
Devolveré los equipos con sus accesorios cuando termine la relación de trabajo, cuando deje de trabajar a distancia o cuando la empresa me los pida. Al devolverlos anotaremos en esta carta la fecha y el estado de cada uno. No respondo por el desgaste normal por su uso ni por defectos de fabricación.
Recibe:
[Firma]
[Nombre completo]
Entrega por la empresa:
[Firma]
[Nombre y cargo]
Descargar la carta responsiva de equipo de trabajo en Word
El archivo trae los tres modelos, uno por página. Borra los que no uses y la línea gris de arriba.
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| Cartas responsivas de equipo de trabajo (3 modelos) | 
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Formato de resguardo de equipo
Cuando son varios equipos, o cuando cambian con el tiempo, conviene llevar una tabla de resguardo y que la carta la mencione. Estas son las columnas que suele llevar:
- Número de inventario o etiqueta de la empresa.
- Tipo de equipo, marca y modelo.
- Número de serie (y el IMEI, si es un celular).
- Accesorios que se entregan.
- Estado al entregarlo: nuevo, usado, con qué detalles.
- Fecha de entrega y firma de quien recibe.
- Fecha de devolución, estado al devolverlo y firma de quien recibe por la empresa.
Toma fotos del equipo el día que lo recibes, sobre todo si ya tiene golpes o rayones. Te ahorran discusiones al devolverlo.
Lo que la carta puede y no puede decir
En México, firmar una carta responsiva no te quita los derechos que te da la Ley Federal del Trabajo (artículo 5o). Esto es lo que dice la ley sobre el equipo de trabajo:
- La empresa pone el equipo, y en buen estado. Tiene que dar los útiles, instrumentos y materiales de buena calidad, reponerlos cuando dejan de servir y no puede cobrarte el desgaste natural (artículo 132, fracción III).
- Tú lo cuidas y lo devuelves, pero no respondes por el deterioro que causa usarlo, ni por un caso fortuito o de fuerza mayor, ni por la mala calidad o los defectos de fabricación (artículo 134, fracción VI).
- Solo para el trabajo. La ley prohíbe usar los útiles y herramientas para algo distinto de aquello a lo que están destinados (artículo 135, fracción IX), así que la carta puede pedirlo.
- Los descuentos tienen tope. Si hay una pérdida o una avería de la que sí eres responsable, la empresa puede descontarla del salario, pero lo que te cobre no puede pasar de un mes de salario, y cada descuento se acuerda contigo y no puede ser mayor al 30 % de lo que ganes por encima del salario mínimo (artículo 110, fracción I). Aunque la carta diga que te descontarán el valor del equipo, esos límites se aplican.
- Dañarlo a propósito puede costar el empleo. La empresa puede rescindir la relación sin responsabilidad si dañas la maquinaria o los instrumentos de trabajo intencionalmente, o si el daño es grave y lo causa solo tu negligencia (artículo 47, fracciones V y VI).
- En el teletrabajo, la empresa tiene que proporcionar, instalar y mantener el equipo (computadora, silla ergonómica, impresora) y llevar registro de lo que te entrega (artículo 330-E). Tú debes tener el mayor cuidado en guardarlo y conservarlo y seguir sus políticas de protección de datos (artículo 330-F). La carta responsiva sirve como ese registro.
Citamos la ley mexicana. En otros países las reglas cambian: revisa la ley laboral de tu país antes de aceptar un descuento.
Consejos al recibir y devolver el equipo
- Revísalo antes de firmar: que encienda, que tenga todos los accesorios y que el número de serie coincida con la carta.
- Anota en la carta cualquier golpe, rayón o falla que ya tenga.
- Pide tu copia firmada.
- Al devolverlo, pide que firmen de recibido con la fecha y el estado. Sin ese papel, el equipo sigue a tu nombre.
- Si te lo roban, denuncia y entrega una copia de la denuncia a la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar una carta responsiva de equipo?
La ley no exige una carta con ese nombre, pero muchas empresas la piden antes de entregar el equipo, y en el teletrabajo la empresa sí tiene que llevar registro de lo que entrega. Léela antes de firmar: si hay una cláusula de descuentos que no entiendes, pregunta.
¿Me pueden cobrar si el equipo se descompone?
No por el desgaste normal ni por defectos de fabricación. Si el daño fue por tu culpa, te lo pueden descontar dentro de los límites que marca la ley.
¿Qué pasa si me roban la laptop de la empresa?
Avisa ese mismo día y presenta la denuncia: sirve para demostrar qué pasó. La ley no te hace responsable del daño por caso fortuito o fuerza mayor; si hubo un descuido tuyo, la empresa puede reclamarte la pérdida, con los límites de descuento que ya vimos.
¿Qué diferencia hay con la carta responsiva para trabajar?
Esta es para el equipo que recibes: herramientas, computadora, celular. La carta responsiva para trabajar cubre maquinaria, vehículos de la empresa e información confidencial. Si vas a manejar un auto, mira también la carta responsiva vehicular.
Fuentes: Ley Federal del Trabajo, artículos 5o, 47, 110, 132, 134, 135, 330-E y 330-F.